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Digital Workplace : quelle place pour l’UX ?

26/05/2020
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Digital Workplace : quelle place pour l’UX ?

Image Unsplash

La Digital Workplace est l’environnement digital permettant à chaque collaborateur d’accéder à l’ensemble de ses informations de travail, aussi bien individuelles que collectives.

En raison de la digitalisation croissante du monde du travail, notre manière d’interagir avec notre environnement professionnel connaît d’énormes changements. La transformation digitale pousse en effet à adopter massivement la Digital Workplace au sein des entreprises.

Qu’est-ce que la Digital Workplace ?

La Digital Workplace est le regroupement des technologies digitales mises à la disposition des collaborateurs d’une entreprise afin de favoriser le travail collaboratif et gagner en productivité.

Définir la Digital Workplace constitue une tâche délicate. Il s’agit d’un concept en constante évolution et les définitions abondent. Certaines se veulent englobantes alors que d’autres se focalisent sur des facettes déterminées du concept, mais elles visent toutes à fédérer la diversité informationnelle et applicative d’une organisation au sein d’une plateforme de travail commune.

Digital Workplace ou espace de travail digital

La Digital Workplace, littéralement “espace de travail digital”, intègre tous les moyens technologiques dont se servent les salariés et collaborateurs dans l’accomplissement de leurs tâches. L’espace de travail digital englobe en effet les applications relatives à la gestion des ressources humaines (“HR applications”),  les applications fondamentales comme le courrier électronique, la messagerie instantanée, le réseau social d’entreprise (RSE), les intranets, les portails etc.

Composantes d’une Digital Workplace

Composantes d’une Digital Workplace

La Digital Workplace couvre quatre grands domaines fonctionnels avec parfois une application métier en plus :

  1. La gestion et l’analyse de contenus
  2. Le social networking d’entreprise
  3. Le travail collaboratif
  4. La gestion des connaissance

application métier en plus

Prise en compte de l’UX

Une définition usuelle stipule qu’un espace de travail digital se compose d’un ensemble holistique de plateformes, d’outils et d’environnements de travail sélectionné selon des critères précis : l’utilisabilité, la cohérence et la productivité. Cette définition prend en considération l’expérience utilisateur en se fondant sur les différents retours des salariés. C’est pourquoi l’instauration d’une Digital Workplace efficace nécessite de tenir compte de la dimension UX.

Lire à ce sujet cet article : Vos collaborateurs sont les clients de votre application métier : pensez-y dès la conception !

Voici un exemple des avantages d’une Digitale Workplace : Digital workplace, transformation de l’expérience utilisateur

Quelle différence entre Intranet et Digital Workplace ?

On peut dire que la Digital Workplace est une évolution de l’Intranet comme le présente ici Vincent Bouthors, PDG de Jalios.

A lire à ce sujet :
Intranet Usability Guidelines: Findings from User Testing of 42 Intranets

Une digitalisation accélérée

La digitalisation du monde du travail a connu une accélération fulgurante au cours de ces 10 dernières années. Le concept de Digital Workplace occupe une place centrale dans cette nouvelle équation. Trois raisons principales expliquent cette émergence :

  • Une main-d’œuvre vieillissante. La vague de départs à la retraite a incité les chefs d’entreprise à envisager des solutions efficaces pour le long terme. La mise en place de la Digital Workplace facilite la concentration des informations et des connaissances en vue d’en faire profiter les nouvelles générations et de maintenir un rythme de travail satisfaisant.
  • Une surcharge d’informations. L’enjeu en est le « Big Data ». Alors que l’information continue à se développer de manière exponentielle, de nombreuses entreprises ont du mal à cerner avec exactitude leurs besoins. L’instauration d’une Digital Workplace est en mesure de rendre la sélection d’informations plus efficace et plus pertinente.
  • L’exigence de la vitesse. Dans un environnement de travail érigeant la vitesse en valeur incontournable, les employés doivent travailler plus rapidement et collaborer plus efficacement pour réaliser leur travail et respecter les délais. Les intranets ont connu un grand succès en la matière. Leur assimilation par la Digital Workplace s’inscrit ainsi dans l’ordre naturel des choses.

Cette digitalisation du poste de travail à marche forcée doit être réalisée en considération des utilisateurs que sont les collaborateurs de l’entreprise. Le collaborateur est le véritable “client” de ce nouveau paradigme du poste de travail. Ignorer cela ou le minimiser expose les organisations à des échecs cuisants. Il en est de même que pour l’UX des applications métier.

Les risques d’une méconnaissance du rôle central du collaborateur dans la conception d’un espace de travail digitalisé sont multiples. Tout d’abord, écarter les collaborateurs les moins matures sur le plan des usages digitaux. Mais cela va assurément susciter des frustrations chez d’autres collaborateurs plus exigeants (digital natives entre autres) qui ne disposent pas des outils auxquels ils aspirent pour travailler efficacement. Pire, cela peut les pousser à rechercher leurs propres outils, ce qui peut ajouter de la confusion et nuire au projet initial.

Réussir la “socialisation des applications”

L’enjeu est de taille : il s’agit rien de moins que de rendre les applications nativement collaboratives, sans perdre pour autant en productivité.

  • Connexion, collaboration et communication : la culture de l’entreprise préside à la bonne application de ce principe. Plus on prône un travail collaboratif, plus on devra opter pour une politique communicationnelle très claire. Il faudrait tenir compte des aspirations et des préférences des employés pour développer une stratégie du Workplace qui s’adapte aussi bien aux moyens de l’entreprise qu’aux besoins de ses salariés.
  • La technologie est la boîte à outils de la Digital Workplace : toute entreprise devra être munie d’une boîte à outils technologies capables de satisfaire ses besoins quotidiens.
  • Gouvernance, conformité, contrôle et risques : les défis imposés à une entreprise s’articulent autour de ses quatre actions. Une bonne Digital Workplace se doit d’en faciliter l’organisation.
  • Mesurer les valeurs de l’entreprise grâce aux moteurs de l’entreprise : La Digital Workplace peut responsabiliser les employés et diriger leurs efforts vers la création de valeurs commerciales mesurables. L’entreprise met à la disposition de véritables moteurs pouvant booster sa valeur commerciale moyennant une implication totale des employés.

State of the Digital Workplace

The State of the Digital Workplace 2018 by SMG/CMSWire and Digital Workplace Group.
Source  

 

Le développement de la Digital Workplace est de nature à rendre une entreprise plus attractive pour les salariés et les profils les plus compétents. Cette évolution devra s’inscrire dans le sillage de l’UX design afin d’en tirer le meilleur parti. C’est l’expérience utilisateur qui préside à la constante amélioration du Digital Workplace.

L’UX au cœur du Digital Workplace

La dimension UX est au cœur de la Digital Workplace. A ce titre, toute interface interactive devrait s’apparenter à un chantier ouvert et ce, selon trois niveaux :

  1. L’apparence : le Digital Workplace doit revêtir une apparence harmonieuse de manière à conforter les employés dans leurs convictions. Le design a une importance cruciale puisqu’il est susceptible d’incarner non seulement l’image de marque de l’entreprise mais l’état d’esprit qu’elle promeut. Il en résulte un surcroît de confiance né d’un sentiment d’appartenance très fort ainsi qu’une plus grande crédibilité pour l’entreprise.
  2. Le ressenti : le digital Workplace doit susciter de l’enthousiasme chez les différents utilisateurs. Le plaisir d’interagir au sein d’un espace de travail digital provoque un engouement certain pour les projets à développer. Les réactions des salariés vis-à-vis d’une plateforme adaptée à leurs besoins et à leur caractère ne peut avoir qu’un impact positif sur le Digital Workplace.
  3. L’utilisabilité : le digital Workplace doit faire la part belle au caractère fonctionnel des différentes applications qu’il englobe. Plus elles seront faciles d’usage, et plus le travail sur cet espace digital sera efficace. Le caractère singulier et individuel doit être pris en considération dans le choix de certaines fonctionnalités selon les profils des différents employés. Enfin, la prédictibilité devra faciliter la projection de tous les intervenants dans l’accomplissement de leurs tâches sur le long terme.

Quelques conseils UX pour connaître vos utilisateurs

La recherche utilisateur (UX Research)  est particulièrement adaptée pour connaître les futurs utilisateurs de la Digital Workplace. Voici quelques méthodes et étapes à appliquer :

  • Obtenir des données quantitatives : à l’aide de questionnaires UX soumis aux collaborateurs
  • Obtenir des données qualitatives : à l’aide d’interviews individuels afin de diversifier les profils
  • Faire émerger des idées et les tester : à l’aide de focus groups (groupe de travail), au sein des services de l’organisation
  • Créer des personas : afin d’établir le profil des futurs utilisateurs. Il s’agit de pouvoir arbitrer sur les meilleures fonctionnalités à retenir mais surtout la manière de les présenter dans l’interface
  • Créer une experience map : il s’agit de modéliser le parcours des utilisateurs de chaque persona en identifiant les points de contact, les difficultés rencontrées et les souhaits ou besoins

Les bénéfices d’une Digital Workplace

L’adoption de la Digital Workplace présente une multitude d’avantages qu’il appartient aux entreprises d’exploiter. Dans une étude disponible ici (The digital workplace: Think, share, do), le cabinet Deloitte met en avant les raisons suivantes :

  • Attirer les meilleurs talents : 64% des employés choisissent un travail moins rémunéré s’ils avaient la possibilité de travailler en télétravail
  • La productivité des employés : les compagnies disposant de solides réseaux sociaux en ligne sont 7% plus productives que les autres
  • La satisfaction des employés. Les entreprises qui se sont inscrites dans la logique du Digital Workplace ont constaté une augmentation de 20% du niveau de satisfaction des employés
  • La rétention des employés. Lorsque l’engagement des employés augmente, il y a une augmentation correspondante de la rétention des employés pouvant aller jusqu’à 78%. L’entreprise jouit alors d’une stabilité qui lui permettra d’envisager sereinement ses projets d’avenir, voir à ce sujet notre article : Expérience collaborateur, ou comment créer une expérience engageante
  • Outils de communication et de collaboration. Les travailleurs d’aujourd’hui ont un penchant pour les nouveaux outils de communication et de collaboration, en particulier la messagerie instantanée. Les outils « traditionnels », comme le courrier électronique, sont de plus en plus relégués au second plan dans l’univers du travail.
  • L’évidente généralisation des technologies numériques auprès des entreprises. Les entreprises actuelles s’appuient sur une main-d’œuvre multigénérationnelle. Dans le même temps, une nouvelle génération d’employés fait son apparition sur le marché du travail. Les nouvelles technologies peuvent constituer un formidable catalyseur pour libérer le potentiel de ces nouveaux arrivants. Un meilleur engagement, une plus grande productivité et une efficacité à toute épreuve peuvent être atteints.

Olivier Berard, consultant en transformation digitale chez Orange Consulting, expose les avantages d’une Digitale Workplace :

Conclusion

La Digital Workplace revêt un enjeu majeur pour les organisations actuelles. Elle constitue un pilier de la transformation digitale. Elle interroge le modèle de gouvernance et déterminera souvent l’attractivité de l’entreprise pour des générations devenues très exigeantes et n’hésitant pas à quitter les organisations qui n’auront pas su mettre à leur disposition l’espace de travail adapté avec les outils d’aujourd’hui. De ce point de vue, la socialisation des applications est une expression qui décrit bien là où va se jouer la réussite d’un tel projet stratégique. Dans cet environnement exigeant et sensible, la démarche UX fait toute la différence car elle permet de se doter des outils pour analyser les besoins et concevoir sur la base de tests utilisateurs, seuls à même de donner des directions solides pour une Digital Workplace réussie.

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