Quelle est l’utilité d’une équipe Design Ops ?

Scheduling Master—Hurca—Dribbble

Dans la recherche constante de l’optimisation des interfaces et donc des équipes de création, l’équipe Design Ops apparaît aujourd’hui comme une pièce majeure de l’organisation de l’UX au sein de l’organisation des entreprises. Par son rôle structurant et son action de contrôle spécifiquement UX, l’équipe Design Ops contribue fortement à maximiser le processus de production. Et par de meilleurs flux de travail, l’équipe Design Ops permet la conception de meilleures interfaces. Voici comment.

Le Design Ops, une méthode d’optimisation du travail

Le Design Ops est une pratique qui permet de coordonner et de rationaliser le travail des équipes de design au sein d’une organisation. Cette discipline relativement nouvelle prend en charge les processus de conception, les livrables et leur impact sur la création de produits.

Cette pratique purement UX se développe de différente façon. Le Design Ops peut être pris en charge par un UX Designer au sein d’une équipe réduite ou par une équipe entièrement dédiée pour des organisations plus importantes qui managent plusieurs équipes.

Les 5 structures courantes de Design Ops

5 DesignOps Team Structures—NN Group—Youtube

Ce sont les cas les plus courants, mais comme dans toute forme d’organisation, chaque cas peut être décliné ou adapté suivant l’interface numérique à obtenir ou suivant l’organisation propre de l’entreprise.

• Scattered: le Design Ops est assumé par un poste non dédié (UX Lead, UX Manager ou Product Owner…) C’est le premier niveau, le niveau minimal.
• Solitary: dans ce cas, une personne est dédiée au Design Ops et veille à l’optimisation du travail et des équipes.
• Specialized: ici, le Design Ops est dévolu à plusieurs personnes regroupées dans l’équipe Design Ops et qui collaborent sur ce segment et supervisent les aspects spécifiques de Design Ops sur plusieurs équipes.
• Distributed: les rôles de Design Ops sont distribués dans chaque équipe. Comme dans une organisation décentralisée, le Design Ops de chaque équipe optimise les flux de travail de son équipe tout en communiquant avec ses homologues des autres équipes.
• Elevated: pour ce dernier cas qui est le plus complet, le Design Ops est une entité distincte de plusieurs personnes qui fournit des ressources et des programmes à l’ensemble des équipes de conception.

Suivant l’organisation de vos équipes au sein de votre entreprise, suivant le nombre de spécialités UX, leur dissémination ou leur regroupement en équipe, une de ces structures doit vous apporter la réponse en matière de Design Ops.

 

Schémas des 5 organisations possibles du Design Ops et d’une équipe de Design Ops au sein des équipes UX Design — source NNgroup

Voyons maintenant les utilités spécifiques d’une équipe Design Ops dans les 3 formes d’organisation des équipes UX.

Rôle d’une équipe Design Ops dans les trois types d’organisation UX Design

Centralisée, décentralisée, matrix

Petit rappel des différentes organisations des équipes UX au sein d’une entreprise.

• Équipe UX centralisée — Dans une équipe centralisée, tous les membres de l’équipe UX relèvent d’un responsable UX. Les membres de l’équipe UX travaillent sur différents produits, agissant essentiellement comme des consultants pour le reste de l’organisation.
• Équipe UX décentralisée — Dans ce modèle, les UX Designers sont intégrés aux différentes équipes dans toute l’organisation, alignés sur des fonctionnalités spécifiques, des produits ou des secteurs d’activité. Ils ne relèvent donc pas (obligatoirement) d’un responsable UX.
• L’équipe UX matrix — Hybride des modèles centralisés et décentralisés. Ici, les UX Designers rendent compte à la fois à un gestionnaire centralisé (Lead UX, UX manager, Product Owner) et au responsable de l’équipe produit dans laquelle ils sont intégrés. Les UX Designers sont donc supervisés à la fois par un responsable spécifique de l’UX et par un responsable d’équipe individuel.

Comment fonctionne une équipe Design Ops dans une organisation centralisée ?

1. Structuration de l’équipe – L’équipe de Design Ops est dirigée par un responsable des opérations de design ou un directeur de Design Ops. Elle peut être composée de gestionnaires de projet, de planificateurs, d’experts en outils de conception.
2. Définition de normes et de processus – Une des principales responsabilités de l’équipe de Design Ops est d’établir des normes et des processus de conception cohérents. Elle définit des directives de conception, des wireframes, et des procédures pour garantir une uniformité dans la manière dont les produits sont conçus.
3. Gestion des ressources humaines – L’équipe Design Ops gère la planification des effectifs, l’affectation des designers à des projets spécifiques, et la coordination des équipes pour s’assurer que les projets avancent de façon conforme aux objectifs économiques et commerciaux de l’entreprise.
4. Gestion des outils et des technologies – L’équipe Design Ops s’occupe de l’acquisition, de la mise à jour et de la maintenance des outils et des technologies de conception, veillant ainsi à ce que les Designers travaillent sur des outils appropriés et updatés.
5. Optimisation des processus – L’équipe Design Ops optimise les processus de conception en identifiant les inefficacités et en mettant en place des améliorations. Cela peut inclure l’automatisation de tâches répétitives et la mise en service d’un Design System.
6. Collaboration avec d’autres services – L’équipe de Design Ops collabore étroitement avec d’autres services tels que le développement, le marketing et la gestion de produit pour garantir l’intégration de l’UX dans l’interface numérique avec l’ensemble de l’organisation.
7. Gestion du budget – Elle est responsable de la gestion du budget alloué aux activités de conception.
8. Formation et développement – L’équipe Design Ops planifie et commande les programmes de formation professionnelle pour les membres de l’équipe de conception, afin de les aider à maintenir leurs compétences à jour et à rester informés des dernières tendances en matière de conception.
9. Évaluation de la performance – L’équipe de Design Ops évalue la performance de l’équipe de conception en utilisant des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer la qualité du travail, le respect des délais et la satisfaction des parties prenantes.

Comment fonctionne une équipe Design Ops dans une organisation décentralisée ?

Dans une organisation UX décentralisée, une équipe de Design Ops joue le rôle essentiel de coordonner les opérations de conception dispersées dans diverses équipes.

Voici comment une équipe de Design Ops fonctionne généralement dans ce contexte :

1. Coordination inter équipes – L’équipe de Design Ops agit comme un point central de coordination entre les différentes équipes de conception réparties dans l’organisation. Elle veille à ce que les objectifs, les calendriers et les processus soient alignés, facilitant ainsi la collaboration et la cohérence entre les équipes.
2. Standardisation des processus – Une des fonctions clés de l’équipe de Design Ops est de définir des normes et des processus de conception communs : établissement de directives de conception, modèles de travail, création de bibliothèques de composants réutilisables… Afin de garantir une cohérence visuelle et fonctionnelle à travers les produits.
3. Partage de ressources et de connaissances – L’équipe de Design Ops facilite le partage de ressources et de connaissances entre les équipes UX. Elle peut mettre en place des plateformes et des outils de collaboration, organiser des sessions de partage d’expérience, et promouvoir les meilleures pratiques au sein de l’organisation.
4. Gestion des outils et des licences – Elle gère également les licences et les outils de conception utilisés par les équipes de conception. Cela garantit que les équipes ont accès aux mêmes logiciels et que les licences sont utilisées de manière efficace et économique.
5. Gestion des ressources humaines – L’équipe de Design Ops peut aider à allouer les ressources de conception en fonction des besoins du projet. Elle peut aider à déterminer quels designers travaillent sur quels projets en fonction des compétences et de la disponibilité.
6. Formation et développement professionnels comme dans une organisation centralisée.
7. Gestion de la qualité – L’équipe de Design Ops surveille la qualité du travail de conception produit par les différentes équipes. Elle organise des processus de feedback pour s’assurer que les normes de qualité sont bien respectées.
8. Communication interne – Son rôle, primordial dans cette configuration, est de faciliter la communication interne au sein des équipes de conception en organisant des réunions, des forums ou des groupes pour débattre des défis et des questions liées à la conception.

Comment fonctionne une équipe Design Ops dans une organisation matrix ?

Les particularités de fonctionnement d’une équipe Design Ops dans une organisation matrix, par rapport aux deux organisations précédentes, sont :

1. Double Reporting : Dans une équipe Design Ops matricielle, les membres de l’équipe UX rendent compte à la fois à un gestionnaire UX centralisé et à un responsable d’équipe produit. Cette double hiérarchie permet de maintenir une communication fluide et d’assurer que les objectifs de design sont alignés à la fois avec les besoins globaux de l’entreprise et les objectifs spécifiques de l’équipe produit.
2. Coordination et standardisation des Processus – L’équipe Design Ops veille à ce que les UX designers travaillent en harmonie avec les autres membres de l’équipe produit, notamment les développeurs et les responsables de produit. Elle contrôle la standardisation des processus de création dans l’ensemble de l’organisation. Cela permet de gagner du temps et de garantir la qualité des produits.
3. Adaptabilité – Une équipe Design Ops dans une organisation matrix doit être capable de s’adapter rapidement aux évolutions de l’entreprise, comme affecter des ressources en fonction de priorités changeantes ou de nouveaux projets.

Comme on le voit, quelle que soit l’organisation de votre entreprise, l’utilité d’une équipe Design Ops est cruciale pour libérer la créativité des UX Designers et assurer la bonne circulation des flux de travail entre les équipes UX, les équipes de production et de marketing.

Les avantages d’une équipe Design Ops

Le Design Ops opère un changement de management au sein des équipes.

Le Design Ops se décline en trois objectifs : comment mieux travailler ensemble, comment améliorer notre travail et comment notre travail a un impact. Source : NNGroup.

Coaching et esprit collaboratif, leviers essentiels de la cohésion des équipes UX

Les collaborateurs formés au Design Ops sont les seuls au sein d’une équipe de spécialistes à connaître les caractéristiques professionnelles de chacun et donc sont les seuls à même de concevoir des flux de travail correspondant à ces spécialités. Constitué en équipe Design Ops, ce type de management influe sur la qualité du travail et donc directement sur le produit par son esprit collaboratif.

Le Design Ops sert à :

• mieux identifier, catégoriser et à se concentrer sur les activités à valeur ajoutée et permet donc d’éliminer les activités sans valeur ;
• visualisez rapidement les résultats au sein de l’équipe et de l’ensemble de l’entreprise ;
• donner un soutien ou des ressources aux diverses initiatives qui naissent des projets.

On peut ajouter que lorsque  l’entreprise se développe, le Design Ops permet d’éviter la réorganisation des équipes qui seront rendues flexibles et évolutives par ce type de management.

Source : The concept of value streams in DesignOps—Zdenek Zenger

L’équipe Design Ops sert à valoriser les compétences de chaque expertise

Une équipe Design Ops :

• décharge les membres de l’équipe de la fonction d’organisation ;
• favorise la communication utile, en organisant ce qui doit être partagé par chacun et donc supprime les silos inter équipes ;
• fluidifie les échanges et les flux de travail en les organisant à travers les cycles itératifs et les Design System ;
• garantit le bon fonctionnement des méthodes de travail Agile.
• stimule l’innovation des processus créatifs des équipes ;
• accélère la production de livrables, de correctifs et de mises à jour ;

Une équipe de Design Ops sert à augmenter la capacité de conception d’une équipe et donc d’une entreprise, on peut donc dire que la qualité de l’UX s’en ressent et que la satisfaction de l’utilisateur est améliorée.

En conclusion, le Design Ops peut apparaître comme un niveau de plus de management, mais compte tenu de son caractère intrinsèquement UX, il autonomise davantage l’équipe UX et améliore d’autant sa créativité et sa productivité. Le temps de travail UX est plus productif et apporte une meilleure qualité des interfaces. Son retour sur investissement est positif tant du point de vue de la masse salariale que du produit.

Bibliographie

Org Design for Design Orgs: Building and Managing In-House Design Teams—2016—Édition en Anglais de Peter Merholz, Kristin Skinner.

La conception est devenue le lien clé entre les utilisateurs et les expériences numériques complexes et en évolution rapide d’aujourd’hui, et les concepteurs commencent à être inclus dans les conversations stratégiques sur les produits et services que les entreprises proposent en fin de compte. Cela a conduit les entreprises à constituer des équipes internes de conception UX à un rythme sans précédent, mais nombre d’entre elles ne savent pas comment tirer le meilleur parti de leur investissement. Ce guide pratique fournit des lignes directrices pour la création et la direction d’équipes de conception au sein de votre organisation, et explore les façons d’utiliser la conception dans le cadre d’une planification stratégique plus large.

 

Notre guide de référence : UX Design et ergonomie des interfaces de Jean-François Nogier — 7e édition, Dunod

Pour garantir le succès d’une application, celle-ci doit non seulement être utile, mais également facile à utiliser. C’est la raison pour laquelle l’UX Design est devenu une étape incontournable dans la conception des produits numériques.

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