Nous sommes partis d’une feuille blanche pour reconcevoir totalement notre solution d’archivage électronique en mode SaaS. Au-delà de la solution, la méthode, conciliant UX, Agilité et DevOps a été la clé de la réussite du projet. Usabilis nous a permis de concilier simplicité, innovation d’usage et richesse fonctionnelle dans les interfaces. L’investissement préalable dans l’UX permet un ROI immédiat sur les charges de développement. Nous avons particulièrement apprécié le professionnalisme de Hugo et Maxence qui ont su rester souples, sans jamais transiger sur les bons principes d’ergonomie
Hervé Streiff
Directeur R&D Locarchives
Mission
La société Locarchives* nous a missionné pour les accompagner dans la conception d’un nouveau type de Service d’Archivage Électronique (SAE) permettant de gérer l’ensemble du parc d’archives (physique et électronique) dans un système unique centré utilisateur.
Ce SAE est une solution innovante destinée à répondre aux nouveaux enjeux de la dématérialisation des documents d’archives.
L’objectif recherché est de permettre aux organisations de gérer leurs propres archives de manière simple et efficiente.
Profitant de l’expérience et des moyens de Locarchives, c’est une entité autonome, le Dlab, qui conçoit ce nouveau SAE. Avec ses propres locaux situés au centre de Paris, le Dlab est une véritable start-up ; une organisation Agile intégrée au sein de Locarchives.
* La société Locarchives est l’un des leaders de l’archivage physique et numérique en France.
Résultats
- En un an, nous avons conçu l’ensemble des services et des interfaces
d’un écosystème permettant la gestion des archives - La démarche itérative sur maquette nous a permis de lever rapidement
les nombreux points de complexité liés à la dimension multi-utilisateurs
du systeme - L’application d’une méthode UX rigoureuse a permis d’optimiser la production
de code en limitant les itérations sur le produit développé - Le paramétrage du SAE sera accessible à des profils non experts
qui pourront ainsi gérer eux-mêmes leurs archives
Notre méthode
Consulter dès le début les utilisateurs, lancer les itérations et exploiter le Design System
Ethnographie continue : Nous avons, dès le début de la conception, rencontré les différents profils d’utilisateurs du service : administrateur, paramétreur, archiviste, etc. Les échanges ont été permanents tout au long du projet. Nous avons régulièrement consulté les utilisateurs des profils identifiés, mais également introduit de nouveaux profils (opérateur en entrepôt, superviseur logistique…) afin de compléter le panel utilisateur.
Conception itérative Agile : La taille et la complexité du sujet a impliqué de nombreuses itérations avant de valider les choix de conception et de technologie. Nous avons choisi « d’itérer » et de valider sur la base des maquettes, parfois même avant les spécifications fonctionnelles. Les itérations étaient réalisées directement lors des ateliers de conception.
Design System : Après les deux premiers lots de conception, nous avons réalisé le Design System qui garantit la cohérence des interfaces du système et offre aux équipes de développement une bibliothèque complète de composants réutilisables.
Différentes étapes de notre méthode
Observer, analyser, tester
Après une étude ethnographique auprès des utilisateurs de l’application, nous avons conduit avec Locarchives la conception des différentes briques de son nouveau service d’archives. Nous avons privilégié une méthode impliquant très tôt les utilisateurs. Tous les profils d’utilisateur ont participé à la démarche. L’objectif a été de permettre à tous, expérimentés ou non, d’être en capacité d’administrer eux-mêmes le Service d’Archivage Électronique. Puis, nous avons travaillé avec les équipes de développement afin de concevoir précisément l’ensemble des interactions homme-machine du service.
Voici les principales étapes de notre mission :
- Recherche utilisateur (ethnographie)
- Définition de la stratégie du service
- Conception de l’interface :
- Recherche utilisateur (ethnographie)
- Atelier de co-conception
- Prototypage
- Intégration en atelier
- Tests utilisateurs sur les IHM développés
L’expérience utilisateur (UX)
Paramétrage des organisations pour l’archivage
Gestion des droits des utilisateurs
Agencement de la salle d’archivage
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