Comment optimiser le Product Design dans une Organisation Produit ?

Automation – Josh Warren – Dribbble

Au sein d’une entreprise, une organisation produit se distingue par sa structure centralisée, qui rassemble en une seule entité toutes les expertises et compétences liées au produit.

Qu’est-ce qu’une Organisation Produit efficace ?

Une organisation Produit se construit autour d’une approche collaborative qui favorise une vision commune et partagée du produit. Son but est de créer et promouvoir le meilleur produit numérique (ou autre), tout en respectant les contraintes et objectifs des parties prenantes internes.

Organisation Produit, définition

Une Organisation Produit est une structure au sein d’une entreprise qui regroupe les équipes et les processus dédiés à la gestion d’un produit numérique.

Son objectif principal est de créer et de promouvoir le meilleur produit possible pour les utilisateurs, en tenant compte des contraintes et des objectifs de l’entreprise.

Les 5 principes de fonctionnement d’une organisation produit

Au cœur de cette organisation réside l’équipe Produit, dotée d’une autonomie maximale dans l’accomplissement de sa mission. Cette indépendance lui permet de prendre des décisions stratégiques concernant le produit, sans pour autant exclure la collaboration avec d’autres équipes ou le soutien d’experts externes

1. Centralisation des expertises produit : l’équipe produit réunit l’ensemble des compétences nécessaires à la conception, au développement, à la promotion et à la maintenance du produit.
2. Autonomie décisionnelle : l’équipe produit est dotée de l’autorité nécessaire pour prendre des décisions stratégiques concernant le produit.
3. Responsabilité et autonomie financière : l’équipe produit dispose de son propre budget pour mener à bien ses missions.
4. Culture centrée sur l’utilisateur : l’équipe produit place les besoins et les attentes des utilisateurs au cœur de ses priorités.
5. Approche itérative : l’équipe produit privilégie un développement itératif, avec des cycles de test et de feedback réguliers pour améliorer continuellement le produit.

Cette vidéo présente de façon simple les grands traits structurels d’une organisation produit :

C’est quoi une Organisation Produit ?

Les postes d’une organisation produit

Cette liste relativement exhaustive permet de visualiser et comprendre l’organigramme d’une Organisation Produit, sachant que chaque poste peut représenter une équipe, voire plusieurs équipes de même nature.

Appellations internationales	Appellations françaises	Rôle dans le Product Design
Chief Product Officer—CPO	Directeur des Produits	Superviser et diriger la stratégie de développement et de gestion de tous les produits de l’entreprise
Head of Product	Chef de produit	Définir la vision du produit, élaborer la stratégie produit, gérer le roadmap, prioriser les fonctionnalités, collaborer avec les parties prenantes
Product Owner	Propriétaire produit	Représenter les besoins des utilisateurs, définir les exigences du produit, prioriser les fonctionnalités, collaborer avec l’équipe de développement
UX/UI Designer	Designer UX/UI	Concevoir l’interface utilisateur (UI) et l’expérience utilisateur (UX) du produit, réaliser des tests utilisateurs, créer des prototypes, collaborer avec l’équipe de développement
Software Engineer	Ingénieur logiciel	Développer et maintenir le code du produit, écrire des tests unitaires, intégrer le code, déployer le produit
Product Marketing Manager	Responsable marketing produit	Définir la stratégie marketing du produit, créer des supports marketing, gérer les campagnes marketing, analyser les données marketing
Data Analyst	Analyste de données	Collecter, analyser et interpréter les données du produit, identifier les tendances et les opportunités d’amélioration, créer des rapports et des tableaux de bord
Technical Writer	Rédacteur technique	Rédiger la documentation du produit, créer des tutoriels et des guides d’utilisation, assurer la clarté et la précision des informations techniques
Business Analyst	Analyste métier	Comprendre les besoins des entreprises et les traduire en exigences produit, analyser les processus métiers, identifier les opportunités d’optimisation
Quality Assurance Engineer	Ingénieur assurance qualité	Tester le produit pour identifier et corriger les bugs, rédiger des cas de test, automatiser les tests, assurer la qualité du produit

L’efficacité de l’organisation produit

Pour être efficace, l’Organisation Produit doit donc couvrir par sa composition et ses compétences, l’ensemble des domaines clés de la création, du développement et la maintenance du produit :

• Gestion de produit : expertise dans la définition de la stratégie produit, la planification du roadmap et la gestion du cycle de vie du produit.
• Design UX/UI : maîtrise des principes de design centré sur l’utilisateur pour créer une interface intuitive et agréable à utiliser.
• Développement : compétences techniques pour concevoir, développer et maintenir le produit numérique.
• Marketing produit : expertise dans la promotion du produit auprès des utilisateurs et la mise en place de stratégies d’acquisition et de fidélisation.
• Analyse de données : capacité à collecter, analyser et interpréter les données pour mesurer les performances du produit et identifier les axes d’amélioration.

Une organisation produit permet de penser Product Design

C’est la forme de l’Organisation Produit et son fonctionnement qui permettent de penser Product Design. Penser Product Design repose sur :

• Le Time to Impact ;
• Le flux d’information ;
• La décision éclairée ;
• Le cycle court en petite équipe ;
• L’acceptation de l’imperfection.

Time To Impact—le retour sur investissement utilisateur et organisation

Le Time to Impact (TTI) désigne le délai nécessaire pour qu’un changement apporté au produit ait un impact mesurable sur les utilisateurs ou l’entreprise. Il s’agit d’un indicateur clé de performance (KPI) qui permet d’évaluer l’efficacité et la réactivité de l’équipe produit. Plus le TTI est court, plus l’équipe produit est performante.

Étape clé du Product Design, le TTI permet de :

• Identifier rapidement les besoins des utilisateurs et les traduire en fonctionnalités ;
• Développer et tester de nouvelles fonctionnalités rapidement ;
• Déployer des mises à jour du produit fréquemment ;
• Mesurer l’impact des changements apportés au produit et effectuer des ajustements en conséquence.

Un bon TTI offre une :

• Amélioration de la satisfaction des utilisateurs ;
• Augmentation de l’avantage concurrentiel ;
• Accélération de la croissance ;
• Réduction des risques (en testant et en déployant des fonctionnalités plus rapidement, l’équipe peut identifier et corriger les problèmes plus tôt, ce qui réduit les risques d’échec).

Penser Product Design, le flux d’information dans l’organisation

Un organigramme hiérarchique est peu propice à l’innovation et à la collaboration, l’équipe produit organise donc le Product Design à travers une gestion spécifique de son flux d’information. Un réseau d’information optimisé Product Design permet une communication plus fluide et transversale, favorisant une prise de décision plus rapide et plus éclairée.

Organiser un flux rapide et ciblé de l’information au sein de l’Organisation Produit permet de :

1. Favoriser l’agilité et l’adaptabilité. Une organisation Produit doit être capable de s’adapter rapidement aux changements du marché et aux besoins des utilisateurs.
2. Briser les silos et promouvoir la collaboration. Un réseau d’information encourage une approche plus horizontale, où les membres de différentes équipes peuvent facilement se connecter et partager leurs connaissances et expertises.
3. Mettre l’accent sur la valeur et l’impact. Dans un réseau d’information, l’organisation est structurée autour de la création de valeur et de l’impact sur les utilisateurs. Cela permet de responsabiliser chaque intervenant et de le motiver à la réussite du produit.
4. Stimuler l’innovation et la créativité. Un réseau d’information ouvert et transparent favorise l’échange d’idées et la créativité. Les membres de l’équipe se sentent plus libres de proposer de nouvelles idées et de remettre en question le statu quo, ce qui peut conduire à des innovations disruptives.
5. Améliorer la satisfaction des utilisateurs. En plaçant les utilisateurs au cœur du réseau d’information, l’Organisation Produit accède à une meilleure compréhension de leurs besoins puisqu’elle intègre plus rapidement leurs feedbacks dans le développement du produit

Comment mettre en place un réseau de circulation d’information propice au Product Design dans une Organisation Produit ?

• Définir et clarifier les rôles et responsabilités de chacun au sein du réseau. Cela permet d’éviter les redondances et de garantir que chaque tâche est bien prise en charge.
• Mettre en place des outils et des processus de communication efficaces pour faciliter l’échange d’informations entre les membres du réseau. Rituels, plateformes collaboratives (tableau blanc Figma), canaux de communication dédiés par projet, par tâche…
• Encourager une culture ouverte et transparente où les membres du réseau se sentent à l’aise pour partager leurs idées et leurs préoccupations.
• Utiliser des outils de gestion de projet qui permettent de visualiser le flux de travail, de suivre les progrès et de gérer les dépendances entre les tâches.
• Mettre en place des indicateurs clés de performance (KPIs) pour mesurer l’efficacité du réseau d’information et identifier les axes d’amélioration.

La décision éclairée, outil essentiel de l’optimisation Product Design

CPO, Head of Product, Product Manager (PM) ou encore Product Owner doivent être informés au mieux et le plus rapidement possible pour prendre des décisions correctement informées pour mener à bien des missions complexes dans un environnement produit forcément mouvant.

Pourquoi la décision éclairée est-elle primordiale au Product Design ?

• Le monde des produits numériques est en constante évolution, nouveaux acteurs, nouvelles technologies et tendances, etc.
• Les organisations Produits disposent de ressources limitées en termes de temps, de budget et de personnel. Pouvoir prioriser les initiatives qui auront le plus d’impact sur le produit est donc essentiel.
• De nombreux acteurs internes et externes ont des attentes vis-à-vis du produit. Chacun doit naviguer entre ces intérêts parfois divergents et prendre des décisions qui prennent en compte les besoins de tous.
• Le développement de produits comporte toujours des risques et des incertitudes. Chacun doit être capable d’évaluer ces risques et de prendre des décisions qui minimisent les impacts négatifs potentiels.

Comment prendre des décisions éclairées au sein d’une Organisation Produit ?

• Collecter des informations (analyses utilisateurs, enquêtes de marché, retours clients, données internes) ;
• Analyser les données pour identifier des tendances, des opportunités et des problèmes potentiels ;
• Évaluer les options ;
• Consulter les parties prenantes ;
• Prendre la décision : En se basant sur les informations collectées, les analyses effectuées et les consultations menées, le PM prend la décision la plus judicieuse pour le produit et l’organisation.
• Communiquer chaque décision ;
• Suivre et mesurer l’impact de la décision prise pour mesurer sa réussite ou son échec.

Pourquoi une organisation produit doit-elle travailler par petites équipes et en cycles courts ?

Adopter une approche par petites équipes et cycles courts permet d’optimiser le Product Design dans l’Organisation Produit.

Petites équipes et cycles courts de travail permettent de :

1. Réduire les risques d’échec et les coûts associés en testant et validant des nouvelles fonctionnalités plus rapidement.
2. Accroître l’agilité et la réactivité. Les petites équipes permettent une communication plus fluide, des prises de décision plus rapides et une meilleure adaptation aux changements. Les cycles courts favorisent un rythme de développement dynamique, permettant d’itérer rapidement sur les fonctionnalités du produit.
3. Les petites équipes favorisent la créativité et l’innovation. Les cycles courts permettent d’expérimenter et de tester de nouvelles idées plus rapidement.

La mise en œuvre de cette approche se fait à travers des méthodes de travail telles que Scrum, Kanban, Scrumban, XP (Extrem Programming).

Pourquoi toute équipe produit doit-elle accepter l’imperfection ?

L’imperfection est inévitable dans la création de produits numériques. Adopter un esprit Product Design revient donc à accepter l’imperfection pour avancer.

Cela signifie accepter que :

• Le produit ne sera jamais parfait à 100 %. Il y aura toujours des bugs, des fonctionnalités manquantes et des aspects à améliorer.
• Le processus de développement est itératif. Il est nécessaire de tester, d’apprendre et de s’adapter en permanence pour créer un produit optimal.
• L’échec est une opportunité d’apprentissage. En tirant des leçons des erreurs, les équipes peuvent s’améliorer et créer des produits plus performants à l’avenir.

Les avantages d’accepter l’imperfection ?

• Stimuler l’innovation et la prise de risques ;
• Accélérer le développement du produit et sa mise sur le marché ;
• Améliorer la satisfaction des utilisateurs. Être transparent sur les limites du produit crée une relation de confiance avec les utilisateurs ce qui permet de recueillir des feedbacks.
• Renforcer la collaboration et la communication. En acceptant l’imperfection et en reconnaissant que tout le monde peut faire des erreurs, les équipes encouragent une culture de collaboration et de communication ouverte.

Mettre en avant les progrès réalisés plutôt que de se concentrer sur les aspects imparfaits du produit permet de maintenir la motivation des équipes en exposant les réalisations. Privilégier le MVP (Minimum Viable Product) donne la possibilité de lancer un produit avec les fonctionnalités essentielles au lieu d’attendre d’avoir un produit parfait. Cela permet bien entendu de recueillir des feedbacks des utilisateurs plus tôt et d’itérer plus rapidement.

Product Design et structures d’organisation

Toutes les organisations ne réagissent pas de la même façon au Product Design. Son optimisation dépend donc aussi des structures mises en place.

Les modèles de formation des équipes Produit :

• Équipe par composant (Component Team), 1 web, 1 IoT, 1 mobile..
• Équipe par Projet (Feature Team) pluridisciplinaire et durable..
• Équipe Framework SAFe (pluridisciplinaire et verticale)
• Équipe hybride

Component Team

Une équipe par composant (Component Team) est spécialisée dans un domaine spécifique de développement, tel que le web, l’IoT (Internet des Objets) ou le mobile. Chaque équipe se concentre sur la conception, le développement et la maintenance d’un composant ou d’une partie spécifique du produit.

Avantages :

• Offre une expertise approfondie dans chaque composant (web, IoT, mobile) ;
• Favorise la qualité et la cohérence du design au sein de chaque composant ;
• Efficace pour les produits avec des architectures modulaires.

Inconvénients :

• Peut nuire à la collaboration interdisciplinaire et à la vision globale du produit ;
• Peut ralentir le développement si les interfaces entre les composants ne sont pas bien définies ;
• Nécessite une coordination centralisée forte pour garantir la cohérence.

Feature Team

Une équipe par Projet (Feature Team) est multidisciplinaire et travaille sur un projet spécifique. Elle est composée de membres possédant différentes compétences nécessaires pour livrer une fonctionnalité ou un ensemble de fonctionnalités. Cette équipe est généralement constituée pour la durée du projet et peut être réaffectée à d’autres projets une fois celui-ci terminé.

Avantages :

• Favorise une forte collaboration et une meilleure compréhension des besoins des utilisateurs ;
• Permet une livraison plus rapide des fonctionnalités ;
• S’adapte aux changements de priorités.

Inconvénients :

• Maintenir une expertise approfondie dans tous les domaines de conception peut s’avérer difficile ;
• Nécessite une bonne communication et une gestion des conflits entre les équipes ;
• Risque de duplication du travail si les équipes ne sont pas bien synchronisées.

Component teams Vs Feature teams – Visual Paradigm

SAFe Team (Scaled Agile Framework)

Une équipe Framework SAFe (Scaled Agile Framework) est une équipe pluridisciplinaire et verticale, alignée sur les principes et les pratiques du Framework SAFe. Elle est responsable de la livraison d’une partie spécifique du produit dans le cadre d’une organisation à grande échelle.

Avantages :

• Structure hiérarchique alignée avec les grandes organisations ;
• Favorise la cohésion entre les équipes et les objectifs stratégiques ;
• Offre des processus clairs pour la planification et la livraison du produit.

Inconvénients :

• Peut provoquer rigidité et bureaucratie ;
• Peut étouffer l’innovation et la créativité ;
• Nécessite une formation et un soutien importants pour une mise en œuvre réussie.

Hybrid Team

Une équipe hybride est une combinaison de différentes structures d’équipes. Cette approche hybride peut permettre une plus grande flexibilité et une meilleure adaptation aux exigences du produit.

Avantages :

• Combine les avantages des différentes approches ;
• Permet de s’adapter aux besoins spécifiques de l’organisation et du produit ;
• Offre plus de flexibilité et de réactivité.

Inconvénients :

• Peut être complexe à mettre en œuvre et à gérer ;
• Nécessite une communication et une coordination claires entre les équipes ;
• Risque de silos si les frontières entre les équipes ne sont pas bien définies.

Quelques conseils pour optimiser le Product Design au sein de votre organisation produit

Il n’y a pas de solution unique pour tous en matière d’organisation de Product Design. La meilleure approche dépend du contexte, de l’organisation structurelle et bien sûr, du produit.

Comment bien découper et faire évoluer ses équipes ? – Organisation Produit

Organiser les rituels de travail des équipes et entre les équipes

En règle générale, la gestion du flux de travail dans lequel s’inscrit le Product Design passe par des rituels et des ateliers.

Rituels quotidiens :

• Stand-up meetings : mises à jour, poser des questions, résoudre les problèmes.
• Rétrospectives rapides : brèves réflexions en fin de la journée pour identifier apprentissages et améliorations.

Réunions hebdomadaires :

• Réunions de planification : définir les priorités et les tâches pour la semaine à venir.
• Réunions de démonstration : partager le travail en cours et obtenir des commentaires.
• Ateliers de conception : générer des idées et explorer des solutions de conception.
• Critiques de conception : obtenir des commentaires sur les conceptions de produits en cours de développement.
• Tests utilisateurs : observer les utilisateurs tester les produits et recueillir leurs commentaires.

Rituels mensuels :

• Réunions sprint : examiner les progrès du sprint passé et identifier les leçons apprises.
• Réunions stratégie : discuter des objectifs à long terme et de la feuille de route du produit.
• Ateliers de vision : explorer de nouvelles idées et opportunités pour le produit.
• Rétrospectives d’équipe : réfléchir sur la performance de l’équipe et identifier les domaines d’amélioration.

Chaque rituel doit être adapté aux besoins et à la culture de l’équipe ou de l’organisation, comme la célébration des réalisations qui permettent de reconnaître le travail de chacun, les formations et les ateliers de montée en compétences. Les rituels doivent surtout être inclusifs, car il n’y a rien de plus contre-productif que d’oublier une partie de l’équipe.

Gérer les retours utilisateurs dans l’organisation

Les retours qualitatifs et quantitatifs doivent être récoltés, compulsés et centralisés pour une diffusion moyenne de 2 à 3 fois par mois par une personne ou une équipe dédiée sous la direction d’un Data Analyst ou d’un responsable par équipe. Élément essentiel du travail de conception ou de maintenance à chaque itération, ce retour utilisateur doit suivre le rythme du travail pour ne pas bloquer ou faire dévier une mise à jour.

Limiter la dette produit dans une organisation de design produit

La dette produit, ou dette technique de conception, fait référence aux travaux de conception qui ont été différés ou reportés en raison de contraintes de temps, de ressources ou d’autres priorités. Elle peut s’accumuler au fil du temps et avoir un impact négatif sur la qualité du produit, le rythme de développement et le moral de l’équipe.

Voici quelques conseils pour limiter au mieux la dette produit dans une organisation de design produit :

1. Prioriser et planifier efficacement. Toutes les parties prenantes doivent s’accorder sur les priorités du produit, les tâches de conception doivent être planifiées de manière réaliste.
2. Promouvoir une culture de conception itérative. Décomposer les grands projets en tâches plus petites et livrables plus fréquemment. Obtenir des commentaires des utilisateurs et des parties prenantes dès le début du processus de conception.
3. Investir dans la documentation et la maintenance du design. Mettre en place des processus pour assurer la cohérence du design entre les différentes équipes et projets.
4. Communiquer ouvertement et honnêtement. Être transparent sur l’état de la dette produit et les risques qu’elle représente.
5. Mettre en place des pratiques de conception préventive. Création et maintenance de bibliothèques de composants et d’un Design System pour rationaliser les processus de conception.

En conclusion, ne pas oublier…

Ne pas oublier que l’optimisation du Product Design est un processus continu et holistique qui nécessite un engagement et une collaboration constants de l’ensemble des parties prenantes. En restant à l’écoute des évolutions du marché et des besoins des utilisateurs, une organisation produit peut continuer à améliorer son Product Design et créer des produits qui dépassent les attentes des utilisateurs.

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