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Au moment d’engager une agence UX, se pose la question de la forme à donner à cette collaboration. Qu’il s’agisse d’une mission pour une personne ou pour une équipe, les prestations s’engagent soit au forfait, soit en régie. Voici un petit point pour vous aider dans vos réflexions.
Travailler au forfait avec une agence UX
Le forfait est une formule de prestation généralement utilisée pour des missions de courte durée.
Qu’est-ce que le contrat au forfait ?
Par un contrat au forfait, l’agence UX/UI s’engage à réaliser une mission pour un prix fixe et d’obtenir le résultat escompté à une date donnée. Par exemple, réaliser l’audit UX d’une interface à telle date pour tel montant. L’agence a donc une obligation de résultat qui est dans ce cas de fournir l’analyse dans le temps imparti. Le risque porté par l’agence réside principalement dans une sous-évaluation du travail à livrer dans les délais.
Les livrables les plus courants du contrat au forfait
Le forfait s’applique très bien à un cahier des charges relativement simple. Le cahier des charges est le corollaire le plus discuté de cette forme de contrat.
Si l’agence doit produire des livrables correctement définis, le forfait est une bonne formule, qu’il s’agisse d’un UX Designer ou d’une équipe complète. Plus la prestation est complexe, plus le cahier des charges sera long puisqu’il se doit d’être détaillé.
Les livrables peuvent varier en fonction de la nature du projet et des besoins du client. Voici quelques livrables types facilement associables à un contrat au forfait.
Dans le domaine de la recherche analyse, on trouvera :
- Le rapport de recherche utilisateur (résultats d’enquêtes, interviews, tests utilisateur, etc.) ;
- Les personas UX ;
- La cartographie d’expérience utilisateur.
En conception :
- Les wireframes ;
- Le Design visuel ;
- Les prototypes interactifs, simulation de l’expérience utilisateur sur le produit.
En matière de tests et validation utilisateurs :
- Le plan de test utilisateur (types et scénarios des tests, critères de succès, quotation utilisée) ;
- Le rapport de test utilisateur (résumé des observations, retours et recommandations basées sur les tests utilisateur).
Pour la documentation, on trouvera souvent le guide de style et la documentation d’interface utilisateur.
En général, la livraison finale peut inclure les fichiers sources pour permettre des modifications ultérieures et bien sûr, le produit final avec toutes les fonctionnalités et les éléments de conception intégrés.
S’il s’agit de la création complète d’un produit numérique ou de la refonte d’une interface par une équipe UX Design complète, l’agence et le client définissent l’ensemble des objectifs de l’interface (le nombre de pages, le responsive design, le nombre de prototypes, les étapes de validation, etc.) à réaliser dans le délai nécessaire et l’indiquent dans le cahier des charges.
Comme on le voit et comme son nom le présuppose, le forfait est adapté à des tâches plus ou moins longues, utilisant des ressources humaines et technologiques variables, mais toujours bouclées. Le cahier des charges est donc l’élément clé du contrat qui associe les livrables attendus avec les ressources humaines. Puisque la charge de travail à fournir dans les délais dépend du nombre et de la qualité de l’équipe UX mise à disposition.
Dans le cas d’une création ou d’une refonte UX engageant une équipe UX complète, le client aura un interlocuteur unique : Chef de projet, Product owner ou encore un Lead UX. Une collaboration au forfait se déroule à la fois dans les locaux de l’agence UX, ce qui permet de bénéficier de toutes les expertises présentes au sein de l’agence, et dans les locaux du client lors d’ateliers avec les différentes parties prenantes.
Prestation UX Agence Usabilis – photo Usabilis
Travailler en régie avec une agence UX/UI
Certains travaux nécessitent des temps de développement longs ou délicats à déterminer ; une entreprise peut vouloir renforcer ses équipes ou encore apporter une expertise UX/UI pour une durée non déterminée à son interface numérique. Un partenariat en régie peut alors être approprié.
Qu’est-ce que le contrat en régie ?
L’agence UX met à disposition de l’entreprise une ou plusieurs personnes pour une durée non déterminée, mais pour une mission précise. La prestation est facturée par personne et au temps passé suivant un tarif journalier prédéfini. L’agence UX prestataire a donc une obligation de moyen. Elle doit fournir les bons éléments pour la mission à réaliser.
Quels sont les cas les plus appropriés pour travailler en régie avec une agence UX/UI ?
Les entreprises choisissent généralement cette formule pour renforcer ponctuellement leurs équipes en intégrant un ou plusieurs spécialistes UX/UI à leurs équipes lors d’une étape de création ou de développement spécifique d’une interface, ou encore par manque de temps pour mener à bien une mission.
Les spécialités UX/UI qui se prêtent à des missions en régie :
- L’ergonome IHM ;
- L’UX designer ;
- L’UI Designer ;
- L’UX Manager ;
- Le Lead UX ;
- Product Owner.
On peut également trouver dans l’optique méthodologique, des prestations pour :
- Un Scrum Master ;
- Un Agile product manager ;
- Un Agile delivery manager.
Les spécialistes sont dépêchés dans l’entreprise et travaillent donc sur les logiciels et les plateformes de l’entreprise : Figma, Hotjar, Adobe XD, Webflow, FlowMapp, Marvel, Photoshop, Sketch, InDesign etc.
Forfait ou régie en UX/UI Design, les plus et les moins
Chaque solution possède ses avantages et ses inconvénients qu’il faut jauger par rapport au travail à accomplir.
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UX/UI au forfait |
UX/UI en régie |
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| Objectif | Déléguer la création ou la refonte d’un produit numérique ou autres suivant l’établissement d’un cahier des charges précis. | Intégrer du personnel spécialisé à des équipes et bénéficier d’un transfert de compétences. |
| Pour l’agence UX/UI | Obligations de résultat | Obligations de moyens |
| Budget | Fixe | Variable |
| Les PLUS | Le risque pèse sur l’agence qui s’engage sur des délais et des résultats. | Contrat flexible.
Mise à disposition d’experts en interne. Périmètre, délais et budget du projet souple. |
| Les MOINS | Coûts plus élevés dus à la prise en charge du risque (suivant l’ampleur du projet).
Coûts supplémentaires suivant les demandes hors cahier des charges. Obligation d’un cahier des charges détaillé (base contractuelle). |
Le client prend en charge tous les impondérables et accidents du projet. Risque financier pour l’entreprise. |
Les risques du travail en régie
Comme on le constate sur le tableau, le risque essentiel du travail en régie est l’augmentation des coûts par une prolongation continue des temps de création et de développement. Pourquoi ?
Parce que sans obligation de résultat, il n’y a pas d’obligation de produire un parcours UX fonctionnel. Les agences UX qui travaillent en régie proposent souvent des conceptions très sophistiquées reposant sur des concepts savants, mais qui dans la pratique, s’avèrent irréalisables sur l’interface d’un client.
Payer des honoraires au temps passé est le premier critère qui oppose travail au forfait et travail en régie. L’intérêt de l’agence qui travaille en régie est de facturer le plus grand nombre de jours. Pour une même mission, l’agence qui travaille au forfait à tout intérêt de livrer, dans le temps qui lui est imparti, la meilleure qualité de travail pour éviter les allers-retours et les itérations. En ce sens, on peut dire qu’il y a un conflit d’intérêts systémique dans la forme du contrat en régie. Le nombre de jours de production ne peut être un gage de qualité de façon significative.
En travaillant avec une agence en régie, le client n’a aucun contrôle sur les délais ni sur les priorités. Il n’a pas non plus, certes dans une moindre mesure, de contrôle sur les ressources allouées, le nombre de personnes mises à sa disposition peut varier d’une semaine à l’autre. Le client dépend alors entièrement des disponibilités et des processus de création de l’agence qu’il a engagés. Coûts et délais sont donc hors de sa supervision.
Ce dernier point peut être aggravé par des difficultés de communication entre les équipes internes et les équipes externes de l’agence. Les différences de culture d’entreprise, de processus ou de langage peuvent créer des malentendus. Ceci peut avoir une incidence sur la qualité des livrables et leurs délais. Une difficulté prépondérante dans l’organisation qui entraîne inévitablement un dysfonctionnement de l’ensemble des équipes.
Optimiser le temps de travail d’une équipe UX, le souci d’une agence UX travaillant au forfait
Un des rôles essentiels du manager d’une agence UX est d’optimiser le travail de ses équipes. C’est-à-dire faire le plus possible dans un planning fixé avec le client. Il est donc là pour trouver des solutions et répartir quotidiennement le travail de chacun. Il est évident que ce suivi a un impact qui n’existera pas à distance, le travail d’une équipe en régie aura donc un rendement plus bas.
Prestation UX en régie — photo Usabilis
La logique du manager, chef d’entreprise ou chef d’équipe est de réussir à livrer le meilleur produit au plus vite pour gagner, autant que faire se peut, sur le montant du devis. Pour réussir, il doit donc livrer le produit qui ne demandera ni retouches ni corrections.
Généralement, une agence UX sérieuse est sûre d’elle-même et donc préfère s’engager sur un forfait. C’est un gage de sûreté de sa spécialisation et de ses compétences. Le manager d’une agence UX connaît ses équipes qu’il peut au besoin renforcer par des freelances suivant les spécificités d’un produit.
En conclusion, travailler au forfait avec une agence UX est un gage de sérieux de la part de l’agence et une sécurité pour un client dans l’attente d’un produit de qualité. Pour limiter les risques et pour plus de certitude, le mieux est de tester les capacités d’une agence en commençant par des missions courtes, pointues et utiles. Apprendre à se connaître à moindre coût est un avantage certain.
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